Reuniones Eficientes

Cuando un grupo de personas se reúne, son necesarios algunos lineamientos sobre cómo trabajar mejor. Hay distintas maneras de organizar reuniones grupales para que el tiempo resulte útil y pleno de contenido.
Una reunión efectiva es aquella en que los participantes se sienten bien con sí mismos y con el grupo, dispuestos y abiertos a compartir sus ideas y conceptos, a trabajar juntos constructiva y positivamente y abandonar la reunión con la sensación de haber hecho algo útil sintiéndose parte del grupo.

Facilitar es la clave del éxito

El facilitador tiene un rol crucial dirigiendo el flujo de la discusión, removiendo obstáculos, resumiendo puntos y manteniendo el diálogo en su cauce; capturando ideas y digresiones, acallando las emociones del momento y manteniendo el espíritu positivo y productivo.

El facilitador no es el líder de la reunión, sino más bien una “herramienta” del grupo, responsable de dirigir el proceso para que los participantes puedan focalizarse en el contenido. El facilitador debe permanecer neutral más allá del tema que se trate.

Un buen facilitador mantiene la discusión en marcha y resume los elementos claves de la misma, captando las emociones de los participantes y utilizando refuerzos positivos a fin de sostenerlos en el mejor nivel de productividad.

Checklist para facilitadores

Antes de la reunión:

  • Haga un plan. Piense en cómo abordar cada ítem de la agenda.  Alguno de ellos requerirá una forma especial de discusión o resolución? Alguno puede evocar emociones o sentimientos fuertes? Plantee algunos escenarios posibles.
  • Revise el espacio y sus condiciones generales.
  • Revise los elementos. ¿Hay todo lo necesario?
  • Escriba la agenda para que todos la vean usando verbos de acción (en infinitivo) para describir los resultados esperados.
  • Revise las conclusiones de las reuniones anteriores. ¿Algún punto requiere seguimiento?
  • Proponga una meta para la reunión y escríbala para que todos la vean.
  • Asigne voluntarios para diferentes tareas como tomar notas, servir café, etc.

En el comienzo de la reunión:

  • Observe el lenguaje gestual de las personas cuando ingresan. ¿Hay tensión? ¿Alguna persona requiere atención especial antes de comenzar?
  • Explique la meta del grupo para la reunión de hoy.
  • Revise la agenda con todos: priorice, consulte sobre cambios, asigne tiempo para discusiones y un responsable para cada punto, asegúrese que los temas son adecuados para la reunión.
  • Comience con alguna actividad que motive al grupo.

Durante el desarrollo de la reunión:

  • Para cada ítem de la agenda resuma discusiones o decisiones previas a fin de actualizar a todos.
  • Observe si existen actitudes dominantes en los discursos y estimule a los que permanecen callados.
  • Resuma puntos y clarifique las discusiones. Si se busca un acuerdo, tome los elementos que van emergiendo y pruébelos. Ayude escribiendo el tópico para que todos puedan verlo y referirse a él.
  • Tome cada ítem que no se haya resuelto y pregunte al grupo qué hacer.
  • Observe los desacuerdos y recuerde a los miembros mantenerse en tema.  Anótelos y resuélvalos antes de finalizar
  • Observe el lenguaje gestual para detectar tensiones o incomodidades.
  • Esté atento a comentarios que creen un ambiente negativo y expóngalos ante el grupo.
  • Ayude a los miembros que hablan mucho a resumir.
  • Tome descansos cuando crea que son necesarios.
  • Asegúrese que cada punto ha sido asignado a una persona o grupo.

Cuando la reunión finaliza:

  • Recorra cada punto y liste las decisiones para aclarar los malentendidos antes del cierre.
  • Analice la reunión con el grupo para recoger las malas y buenas experiencias adquiridas.
  • Concrete la fecha la hora y el lugar del próximo encuentro.
  • Termine puntualmente.

¿Qué sucede con las personas ausentes?

No siempre los integrantes pueden asistir a todas las reuniones. Informar a cada uno con anticipación sobre los temas a tratar y las decisiones que serán tomadas, ayudará a los invitados a decidir las prioridades.

Si fuera el caso, establezca cuántas personas deben estar presentes para dar quórum.

Manteniendo la memoria del grupo

Documente todas las decisiones. Las notas de las reuniones son la memoria del grupo.  Es un buen recurso leer las decisiones y los pasos a seguir al final de la reunión. De esta forma las correcciones pueden hacerse con los puntos aún frescos.
En todas las actividades grupales las reuniones son habituales, pero la mayoría de ellas son frustrantes e insumen tiempo.
A pesar de esto son el mejor camino para llevar a cabo discusiones, resolver problemas, presentar nuevos temas y, en general, estar al tanto de lo que sucede.
Si usted aprende a planificar, estructurar y participar efectivamente de las reuniones, mejorará el manejo de su tiempo y aumentará su productividad así como la de los demás participantes.