Planificación – Clave para alcanzar los resultados (Parte 2)

Todo lo que somos es el resultado de lo que hemos pensado. Buda

En el número anterior comenzamos a ver que una de las claves para alcanzar los resultados es planificar, y que para hacerlo eficazmente conviene seguir una regla simple de 5 pasos.

  1. Definir el propósito y los valores guías.
  2. Identificar resultados deseados
  3. Tirar ideas
  4. Organizar
  5. Identificar el próximo paso.

Vimos que el Paso 1: Clarificar el propósito, sirve para consensuar qué se quiere lograr. El por qué de lo que se hace o hará. Hoy nos centraremos en el Paso 2: Identificar los Resultados Deseados.

Resultados Exitosos

Lo que sigue es acordar los resultados deseados. Hemos definido el por qué, ahora es el momento de clarificar el qué. Mientras más clara y vívida sea la imagen de los resultados que se pretenden lograr, más “traccionará” hacia el logro del objetivo.

Sabemos desde siempre que una imagen vale más que mil palabras y Peter Senge nos recuerda que el único impulso que se mantiene en el tiempo es aquel que proviene de la energía de una visión. De lo que se trata entonces es de desarrollar una imagen o visión lo suficientemente atractiva acerca de lo que se pretende lograr, como para que ésta se convierta en el referente objetivo. Aquí la pregunta que ayuda es ¿qué debería suceder para que digamos que el propósito se alcanzó y el resultado fue un éxito?, ¿Cómo lucirá al haber concluido el proceso?, ¿Cómo reconoceré que lo he alcanzado?.

Se trata de pensar los objetivos partiendo del resultado final. “Comenzar con el fin en la mente” diría S. Covey. Significa comprender mejor adonde se está yendo, de modo que se puedan dar siempre los pasos adecuados en la dirección correcta. Al pensar en cómo será todo al terminar el proceso, se explicita y aclara la idea de resultado deseado, lo cual proporciona el foco necesario al trabajo. La pregunta será: ¿Qué es lo que debo lograr para hacer realidad lo deseado?.

Imagine cómo sería construir una casa sin un plano detallado que explique exactamente cada una de las características del proyecto. Seguramente las imprevisiones y la falta de acuerdos previos implicarían marchas y contramarchas con el consiguiente desperdicio de materiales, tiempo y dinero. Sin contar, por supuesto, la desagradable sensación de no obtener lo que se había imaginado. ¿Qué falló? Que aquello que se había soñado, lo que cada uno creyó que era lo que había que hacer, no se puso por escrito. No se consensuó con quienes eran los responsables de hacerlo realidad. Al evitar ponerlo por escrito aparecen más tarde los típicos “es que yo pensé…”, “entendí que…”, “me pareció que dijiste…”. No es una tarea fácil, por eso muchos la evitan. Pero es vital, si quiere ahorrar recursos, y más aún, si quiere ver construido lo que en verdad soñó.

Este esquema aplica a cualquier objetivo, en cualquier orden de la vida, tanto personal como organizacional. ¿Cómo lucirá este proyecto cuando esté terminado? ¿Cómo queremos que se sienta el cliente cuando esta reingeniería haya concluido? ¿Qué características debería reunir la persona que buscamos para ocupar esta posición?, ¿Cómo debería funcionar el Departamento de Compras para que digamos que el Procedimiento fue efectivo?, ¿Dónde pretende estar en su trabajo/profesión de aquí a 3 años?. Son sólo algunos ejemplos.

Desarrollo de la Visión

Hay tres reglas sencillas que ayudan a desarrollar la visión:

  1. Imaginar que ya se completó.
    Se trata de describir lo que se “hizo” es en todos sus detalles.
  2. Pensar en un éxito total!
    Evitar el conformismo de “hacer lo que se puede”. Pensar en cómo debería ser para que digamos ¡Qué fantástico!
  3. Ser específico en los detalles.
    Explicitar aspectos, características de calidad, entregables, formularios, colores, formas, etc. que ayuden y faciliten la construcción.

Una vez cumplido este paso, estaremos en condiciones de comenzar a tirar ideas (brainstorming) sobre cómo llevaremos esa imagen a la realidad.

Un adelanto para el próximo artículo: La palabra clave será “SIN PREJUICIOS”.

Seguimos en la próxima.