Planificación – Clave para alcanzar los resultados (Parte 1)

Hablar no cocina el arroz. Proverbio Chino

 

Atención

  • Planificar no es predecir el futuro. Nadie puede adivinarlo.
  • Planificar no es hacer una lista de deseos o sueños por realizar. Puede ser un paso previo, pero no ayuda a organizar las actividades de mañana por la mañana.
  • Planificar no es algo exclusivo de países desarrollados.
    Es para países, organizaciones y personas que se quieren hacer cargo de su destino sin culpabilizar a otros (personas o acontecimientos) por sus propios fracasos.
  • Planificar es decidir conscientemente qué quiero ser y hacer y arbitrar los medios para lograrlo.

Existen 5 Pasos para poder planificar de manera eficaz:

1. Definir el propósito y los valores guías.
2. Identificar resultados deseados
3. Tirar ideas
4. Organizar
5. Identificar el próximo paso.

Definir el propósito y los valores guías.
El Propósito tiene que ver con las intenciones, con lo que se quiere lograr. El por qué.

¿Por qué hay que hacer esto? ¿Cuál es la finalidad de esta tarea? (de esta reunión, de este procedimiento, de esta compra, etc.)

¿Por qué es importante pensar en el por qué?

  • Porque posibilita el éxito
  • Porque da criterios para la toma de decisiones
  • Porque motiva al equipo
  • Porque proporciona foco
  • Porque facilita la opinión de todos
  • Porque alinea los recursos

Dice George Santayana:

El fanatismo consiste en redoblar los esfuerzos cuando se ha perdido el objetivo.

Los Valores Guías tienen que ver con el marco desde el cual se ejecuta la acción o el plan. Son los grandes principios en juego que sirven como contexto al trabajo. Expresan el contexto ético y valórico (lo que se valora) en el que se moverá la actividad o el proyecto.

Es difícil pensar en los Valores Guías porque normalmente lo que expresamos conscientemente refleja más el “deber ser”, es decir, lo que corresponde decir, lo que sabemos que deberíamos hacer. La práctica sin embargo suele ser muy diferente.

Pongamos un ejemplo: Si le preguntamos a un gerente que tiene como propósito redactar un informe financiero si tiene como uno de sus valores guía la mentira, lo más probable es que diga no! No es correcto mentir. Debido a la presión social, al “deber ser” incorporado en su educación o culturalmente, o simplemente por pudor, hay altas probabilidades de que responda que no!. Jamás hay que mentir!. Sin embargo cuando uno mira el informe ve que el mismo esconde o cambia información, manipula u omite datos. En definitiva se le miente a la dirección o a la corporación acerca de, por ejemplo, el número de empleados, los costos reales, el inventario real, etc.

¿Qué pasó? Que los valores guías de este gerente son en la práctica muy diferentes de los que este mismo gerente declara como valores y principios teóricos de trabajo. Hay una evidente discrepancia entre los valores declarados y los valores en uso.

¿Por qué nos interesa esto? Muy simple. No hay posibilidad de que un proyecto sea efectivamente exitoso a largo plazo si no hay coherencia con los valores guías. Este es un tema largo y no da para el alcance de este artículo, pero imagínese que si yo tengo que hacer el informe de finanzas y parto de que hay que poner la realidad de la empresa en ese informe, seguramente se generará un conflicto con este gerente que tiene como práctica mentir. Cuando vea mi informe seguramente estará en desacuerdo. ¿Y por qué? Porque no hubo claridad en los criterios que se valorarían a la hora de evaluar la “calidad” del informe. Para mi el informe correcto es el que es veraz y para este gerente es “correcto” el informe que tapa las ineficiencias de la gestión del gerente general. Es sólo un ejemplo…

El problema es que esta mentira llevará a otra mentira y así se produce un espiral que termina minando a la organización. Este pequeño conflicto redundará en una serie de incoherencias internas que a la corta o a la larga harán fracasar cualquier intento por hacer más efectivo ese proceso y en última instancia a la misma organización. ¿La razón del fracaso? La infidelidad a los valores guía. No tiene que ver ni con habilidades ni con buena o mala voluntad para hacer el trabajo.

Muchas veces esos principios actúan de manera inconsciente y el sentido de clarificarlos y explicitarlos es ayudar en la ejecución del trabajo.

Si volvemos al ejemplo del informe financiero podríamos pensar en:

Que sea de fácil lectura.
Que sea veraz
Que sea corto
Que utilice un lenguaje accesible para no expertos
Que sea visual (y no un Excel en Arial 4…)
etc.

Uno siempre piensa dentro de las fronteras de sus propios valores guía, sean estos conscientes o no.

Si delego a otros para que hagan el trabajo y no clarifico los valores guía, lo que sucederá es que cuando me entreguen el resultado los voy a evaluar de acuerdo a estos principios y valores que no clarifiqué. Esto puede ocasionar desilusión, pérdida de tiempo y eventualmente conflicto.

– Pero este informe no es visual.
+ Visual?
– No me dijiste que lo sea
+ Bueno pero es que así es muy difícil de leer…

Recuerde: Uno siempre actúa dentro de las fronteras de sus propios valores guía. Los tengamos conscientes o no. Y si ellos son traicionados siempre tendrá como resultado la ausencia de productividad y el stress.

David Allen dice que una forma de darnos cuenta de cuáles son en la práctica los valores guía es completar la siguiente afirmación:

Yo le daría a otros total libertad de acción siempre y cuando ellos…

¿Si ellos qué?, ¿Qué criterios?, Sea explícito.

Resumiendo

El primer paso para una planificación efectiva es entonces clarificar el propósito y los valores guías.
El propósito marca dirección y los valores guía determinan el criterio para evaluar los comportamientos correctos.

  • ¿Ha clarificado usted de manera suficiente el propósito fundamental de este proyecto? Sea más específico…
  • ¿Lo ha comunicado a cada uno de los colaboradores que deben estar al tanto? A todos dije, no a algunos…
  • ¿Han acordado los estándares y comportamientos a los que se deben adherir para que sea exitoso? Sea explícito por favor…
  • ¿Cómo se dará cuenta si están fuera de los valores guías y/o del propósito establecido? Sea más específico…

Seguimos en la próxima.