La segunda “S” de la efectividad personal y organizacional: Seiton (parte 3)

Tal vez nos resulten familiares situaciones tales como no encontrar la llave de un armario donde tenemos los papeles que necesitamos, o encontrar en nuestros cofres todo tipo de herramientas menos la que necesitamos de urgencia para reparar la máquina averiada. Tal vez es común enviar a otra persona a buscar algo y esperar muchísimo tiempo para que finalmente vuelva sin lo solicitado.

El Orden implica acomodar los elementos necesarios de modo que se facilite su uso, e identificarlos para que cualquiera pueda encontrarlos y utilizarlos si los necesita. El Orden debe practicarse siempre en paralelo con la primera S: la Organización.

¿Cuál es la contribución de esta segunda etapa? Principalmente la de eliminar muchas pérdidas, sobre todo de tiempo en la búsqueda de elementos o datos.

En esta etapa se inician también los primeros pasos de la estandarización. Con esto nos referimos a la creación de un modo consistente de realizar tareas. Cuando pensamos en estandarización, debemos pensar en “cualquiera”:

» Estandarizar una máquina significa que “cualquiera” puede operarla.

» Estandarizar operaciones implica que “cualquiera” pueda realizarlas.

» Estandarizar el archivo implica que “cualquiera” pueda encontrar la información que necesita.

Y esto nos lleva directamente a un concepto central en el proceso: los controles visuales, es decir, cualquier medio de comunicación que nos informa con solo mirar, cómo debemos hacer las cosas.

La Gestión Visual requeriría todo un desarrollo por sí misma, pero podemos decir que se utiliza para comunicar informaciones tales como: dónde deben estar las cosas, cuántas cosas deben estar en ese lugar, cuál es el modo estándar de hacer algo, el estatus del trabajo en curso, etc.

Dos pasos nos permiten implementar la S del Orden: el primero está destinado a definir las mejores localizaciones para cada cosa necesaria, evaluando previamente los lugares que ocupan actualmente. El segundo paso tiene que ver con identificar claramente estas localizaciones una vez decididas.

Los controles visuales son medios usados para comunicar estándares sobre la forma de hacer los trabajos. El Orden Visual consiste en el uso de controles visuales para crear orden. Pero el mejor orden es el que no necesita hacerse por eso las 5 “S” conducen hacia la mejora organizacional ya que trabaja sistemáticamente en la identificación y eliminación de las pérdidas organizacionales.

Entre las pérdidas que se buscan combatir se encuentran:

» Pérdidas de tiempo por movimientos innecesarios,
» Pérdidas de tiempo por búsquedas de elementos que no se encuentran,
» Pérdidas de energía de las personas por movimientos que podrían simplificarse
» Pérdidas por exceso de stocks
» Pérdidas por productos defectuosos utilizados al no haber sido adecuadamente identificados
» Pérdidas por condiciones inseguras que proporcionan accidentes fácilmente evitables.

En este contexto una de las herramientas más utilizadas es el mapa de 5 “S” que puede utilizarse para evaluar los lugares actuales de almacenamiento de piezas, plantillas, herramientas, útiles y equipos y para decidir los mejores lugares para esos elementos basándose en la facilidad y rapidez de uso.

Como ayuda memoria, podríamos resumir el contenido de esta segunda S en una frase conocida:

“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

Ejemplo de Gestión Visual en Oficinas Ejemplo de Gestión Visual en Industrias

En la próxima entrega abordaremos la tercera “S” o Seiso.

 

Ing. Raúl A. Perez Verzini
Instructor Internacional TPM # 723
Instituto Japonés de Mantenimiento de Plantas.