La cuarta “S” de la efectividad personal y organizacional: SEIKETSU (parte 5)

Las tres primeras S, Organización/ Clasificación, Orden y Limpieza son actividades. Es decir nos exigen comportamientos concretos y “cosas por hacer” en nuestro entorno laboral. Hoy abordamos la cuarta S conocida como SEIKETSU y cuya traducción podría ser LIMPIEZA ESTANDARIZADA o simplemente ESTANDARIZACIÓN. Consiste básicamente en aplicar, replicar y mantener lo que se ha venido desarrollando hasta ahora. Más que una actividad es una condición o estado permanente.

Una fábrica, una oficina, un taller o un escritorio en los que se mantienen las tres primeras “S” son lugares limpios, agradables y seguros. Por ello necesitamos encontrar el modo de mantenerlos en condiciones óptimas

Existe una diferencia importante entre la 3 y la 4 “S”. El fundamento de la Limpieza es barrer y lavar. ¿Qué cosa? Todo. Incluido el equipamiento disponible en el área. El fundamento de la Limpieza Estandarizada es lograr que las fuentes de suciedad desaparezcan. Esto se logra aplicando diariamente cada una de las “S” y yendo más allá de la mera limpieza. Habíamos visto que limpieza es inspección. Limpieza estandarizada es prevención.

Durante las tres primeras actividades las personas han ido adquiriendo paulatinamente un sentido crítico que les facilita identificar las situaciones anormales. Ahora ha llegado el momento de hacer el análisis de esas situaciones aplicando metodologías muy simples como ¿Por Qué, Por qué?

Ante cada problema de suciedad que aparece el grupo se pregunta repetidamente ¿Por qué? De esa forma se logra arribar a la causa raíz para eliminar la fuente de suciedad y evitar retroceder en las primeras tres “S”, verdadero objetivo del SEIKETSU. Al mismo tiempo, combatir las fuentes de suciedad es lo que mantiene la moral de los empleados ya que convierte una acción rutinaria (limpieza) en algo paulatinamente más sencillo de realizar e incluso potencialmente innecesario.

Para poder aplicar exitosamente este paso se debe trabajar en 3 puntos fundamentales:

  • Asignar responsabilidades
  • Integrar las 5S a las actividades diarias
  • Verificar el mantenimiento y avance de las condiciones

Es esencial para avanzar adecuadamente en la implementación del programa que cada participante conozca cuales son sus responsabilidades. Esto implica detallar claramente qué debe hacer quién, cuándo, dónde y cómo hacerlo.

Uno de los errores más frecuentes es determinar un tiempo extra para las 5 “S”, dando a entender con esto que ese momento es el dedicado para el programa y el resto de los días se trabaja “normalmente”. Sin embargo para que los ambiciosos resultados que propone la metodología se logren, las 5 “S” deben formar parte de las actividades cotidianas. En otras palabras, el mantenimiento de las condiciones logradas con las 3 primeras “S” debe formar parte de la rutina diaria de trabajo. Aquí también juega un rol fundamental la gestión visual de las áreas, ya que ayuda a mostrar y evidenciar las disfunciones.

Finalmente, y para asegurar un adecuado desarrollo del SEIKETSU, se requiere verificar el mantenimiento cotidiano de las condiciones a través de seguimientos sistemáticos. No sólo es necesario implementar las actividades de Organización, Orden y Limpieza, sino también chequear la efectividad de las decisiones tomadas para ver si contribuyen o no al objetivo de cero suciedad.

Para esto se recomienda utilizar Check List adaptados especialmente a cada entorno de trabajo donde se verifiquen los puntos principales a limpiar.

La limpieza estandarizada implica crear un modo consistente de hacer las tareas cotidianas. La estandarización de los equipamientos significa que cualquiera puede operar dicha máquina. La estandarización de las operaciones significa que cualquiera pueda realizar la operación.

Finalmente debemos aplicar SEIKETSU en las personas. Esto conlleva cuidar la buena apariencia y el buen estado físico y psíquico de cada uno de los integrantes del área. Para lograrlo no sólo debemos asegurar la ropa y los elementos de seguridad adecuados sino que también debemos propiciar una alimentación equilibrada y un desarrollo integral del ser humano. Las 5 “S” más que cualquier otra metodología tiene bien claro que no hay desarrollo organizacional sin desarrollo personal.

Mientras más consistentemente nos focalicemos en el desarrollo de estas actividades más rápido podremos pasar al siguiente nivel de implementación que es la prevención. Para ello debemos aprender a preguntarnos por qué y ser implacables con la colocación de las etiquetas rojas ya que son ellas las que nos permiten evidenciar las irregularidades y son un llamado a analizar las causas que están detrás de su aparición.

Como ayuda memoria, podríamos resumir el contenido de la cuarta S en una frase:

Personas y Máquinas en buenas condiciones.

En la próxima entrega abordaremos la quinta y última “S” Shitsuke

Ing. Raúl A. Perez Verzini
Instructor Internacional TPM # 723
Instituto Japonés de Mantenimiento de Plantas.