El Rol de Compras. Comprar por Precio o comprar por Costo

 

Con la implementación del TPM hay un cambio de paradigmas importante con relación al Rol del Área de Compras.

Previo al TPM

Se mide al área de Compras en función de cuánta plata ayuda a ahorrar mirando el Precio de compra. Todo el esfuerzo de los compradores está puesto en conseguir y “pelear” precios. En el mejor de los casos se incluyen también condiciones de pago, aunque normalmente el foco está en el precio. (1)

La relación del Departamento de Compras con las áreas que generaron la solicitud es baja.

La relación con los proveedores tiende a ser del tipo Ganar – Perder. Lo que se busca es el mejor precio, aún en detrimento del proveedor.

Con TPM:

Al Área de Compras se la debe medir por cuánta plata ayuda a ahorrar mirando el Costo de Ciclo de Vida – CCV de lo que se compre.

Todo el esfuerzo debe estar puesto en conseguir el mejor CCV, que se diferencia del Precio en que analiza de manera integral el Bien o Servicio por adquirir (Nótese que el CCV aplica a cualquier tipo de compra).

 

El precio esconde por debajo el Costo real

 

Todo lo que se compra debe pasar por un análisis de Costo de Ciclo de Vida.

La relación con las áreas que generaron la solicitud es alta.

El proveedor es visto como un aliado estratégico. Se busca la manera de que todos ganen.

 

Hay dos requisitos que el Área de Compras debe exigir cuando recibe un pedido.

 

  1. La Especificación Técnica y
  2. El cálculo de Costo de Ciclo de Vida.

 

La ET es un qué comprar que debe basarse en un porqué que reúna los conocimientos, la experiencia y los aprendizajes del equipo de Pilares. Como tal debe incluir la mirada de los 8 Pilares y no sólo del sector que hace la solicitud.

La acción de mínima es limitarse a comprar siguiendo la Especificación Técnica.

Así deberían comprar todas las empresas, con o sin TPM…

 

Una manera más TPM, que le posibilita a Compras hacer su aporte, es entender por qué se solicita “eso”, ya que, al estar en contacto con nuevas tecnologías y proveedores, los compradores técnicos pueden aportar algo superador que mejore el CCV.

Por eso el CCV es el segundo requisito. Como lo define el JIPM: “El Costo de Ciclo de Vida de un producto, unidad de equipamiento, o sistema es el costo total de su vida útil completa”. Es decir, no se piensa sólo en el desembolso de hoy, sino durante su vida útil. Entonces cuidado, porque como dice el dicho: lo barato sale caro. Y es verdad…

 

El precio jamás es suficiente para tomar una decisión de compra.

 

Veamos un ejemplo

Supongamos que un sector solicita un Aire Acondicionado.

Aquí hay varios caminos posibles. 

 

Solicitud A

Que pidan un AA y punto.

 

Solicitud B

Que pidan un AA de 3000 Frigorías.

 

Solicitud C

Que pidan un AA de 3000 Frigorías con tecnología Inverter y acompañen la ET con el CCV.

 

¿Cuál hubieran comprado en tu empresa…?

¿Cuál comprar?

¿Qué dice el TPM?

La Solicitud A no debería salir del sector donde trabaja la persona que requiere el AA. El jefe, o a lo sumo la persona de Compras, debería explicar que sin ET y sin CCV es inaceptable el pedido. Así de simple.

La Solicitud B es mucho mejor. Incluye la Especificación Técnica pero no tiene CCV. Esto genera más trabajo a la hora de comprar… Y lo que se compre sólo podrá ser considerado una buena elección si se calcula el CCV. De lo contrario no hay forma de saber si lo que se compra le conviene a la empresa. Puede que sea barato (de precio) pero muy caro (de costo de ciclo de vida)

La Solicitud C es la única inteligente. Tanto en la empresa como para las decisiones de compra en la propia vida…

En este caso al precio de compra se le suma, por ejemplo, el costo de instalación, el consumo energético y el mantenimiento anual. Es sólo un ejemplo y en la práctica hay que incluir todos los costos significativos asociados a la vida útil del bien o servicio que se esté adquiriendo.

Analicemos algunos números

Un Aire Acondicionado de 3000 Frigorías cuesta 10K y el otro 18K. Supongamos un periodo de vida de 5 años para ambos productos.

Si compro por precio voy por el de 10K y listo. Hay que mirar mejor los números, de lo contrario estamos comparando peras con manzanas…

 

Costo Ciclo de Vida Alternativa “A”

Precio: 10K

Instalación: 1K

Costo Energía Anual: 4K

Mantenimiento Anual: 0.6K (Limpieza Anual de Filtros)

Vida útil: 5 años

CCV= 34K

 

Costo Ciclo de Vida Alternativa “B”

Precio: 18K

Instalación: 1K

Costo Energía Anual: 1K

Mantenimiento Anual: 0K (Filtro Autolimpiante)

Vida útil: 5 años

CCV= 24K

 

Es decir que, el de precio más bajo, el qué hubiéramos comprado de no entender qué significa el Costo de Ciclo de Vida, termina saliendo casi un 42% más caro. Pan para hoy, hambre para mañana…

Esto es un simple ejemplo y en función de lo que se esté analizando se lo puede completar agregando otros costos, como el de repuestos o incluso el de rotura… (¿Cuánto cuesta una semana de 40 grados de sensación térmica con el Aire Acondicionado roto?)

Es más trabajo, sí, pero es más inteligente y genera ahorros genuinos. El otro es una fantasía.

“Comprame un Aire Acondicionado”

Cuando Compras recibe un pedido que no incluye ET ni CCV, bastante típico por cierto, no sabe qué se necesita realmente, entonces, para sacarse el problema muchas empresas se inclinan por el más “barato” (de precio) y listo.

 

¿Por qué no es válido?

Porque le faltan las dos características sin las cuales no se debería continuar con el proceso de compras:

 

  1. La Especificación Técnica y
  2. El cálculo de Costo de Ciclo de Vida.

 

Estos dos puntos deberían ser condición sine qua non. No están, no hay compra. No se inicia el proceso de compras. Esto requiere lógicamente de una decisión política de la empresa la cual será clave para generar ahorros significativos. Sin embargo, la ceguera y la mirada cortoplacista se imponen demasiadas veces…

 

La Planta debe definir quiénes son las personas autorizadas para dar el OK a ambos requisitos antes de que se pase la solicitud al departamento de Compras.

¿Cuál es el rol de Compras?

Participar activamente en el cálculo y optimización del CCV aportando datos y alternativas.

Respetar la Especificación Técnica enviada y centrarse en buscar alternativas que la cumplan.

Si el área de Compras persistiera, por tradición, en comparar sólo precios, el Pi de PM puede capacitarlos para que entiendan que cada propuesta que no respete la ET es una pérdida de tiempo.

 

El ejemplo del AA es útil porque evidencia cómo, con muy pocos números, se demuestra que sería una tontería comprar incluso un equipo Clase A, si el mismo viene sin Inverter. Ni hablar de comprar uno clase B o C, como se suele ver dando vueltas por las empresas…

Para cada caso en particular hay que evaluar hasta dónde vale profundizar en el Cálculo de CCV.

 

La Especificación Técnica debe incluir el resultado de estos análisis. Así se simplifica mucho el Rol de Compras.

 

Cuando Compras centra su rol en exigir esos dos componentes (CCV y ET) y se limita a comprar según la especificación aprobada por la Planta, hace un aporte significativo a la mejora de los costos de la compañía y al combate de pérdidas.

Esto requiere que Compras colabore aportando datos para el cálculo de CCV ya que, como el precio no es suficiente para tomar una decisión, el Pilar que haga el pedido debe entregarle toda la información. Por eso es esencial la participación de Compras en los Pilares de MP y PM.

Con esta doble información el comprador sí podrá negociar, y así, estarán trabajando juntos Planta y Compras en hacer más competitiva a la compañía.

 

Si a todo lo anterior se suma una relación con el Proveedor de largo plazo; donde en lugar de ser visto con desconfianza se lo incluye y se lo trata como socio estratégico, los resultados serán aun mejores. El Proveedor es involucrado en entender las necesidades de la empresa (más allá de lograr un precio que por barato termine siendo caro). Se abandona el Ganar – Perder y se busca siempre un Ganar – Ganar.

 

Así el Área de Compras logra sumar varios granitos de arena a la requerida competitividad.

 

 

(1) Lógicamente hay excepciones. Aquí queremos acentuar las diferencias para remarcar unos de los aportes del TPM a la competitividad.

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