El manejo del tiempo y las reuniones efectivas

Cuenta la historia que después de 25 años al frente de la misma parroquia, el padre Miller decidió despedirse en una cena organizada por su comunidad. Dada la importancia del evento, se pidió a un importante político y miembro del grupo que haga un pequeño discurso acorde al acontecimiento, pero él llegó tarde al encuentro.

Dada la situación, el padre Miller decidió hablar por sí mismo y tomó el micrófono:

“Recuerdo la primera confesión que escuché aquí, hace 25 años. Debo contarles que me sentí sumamente preocupado respecto del tipo de lugar al que había llegado. Esa primera confesión quedó como la peor de todas. El chico confesó que había robado un televisor de la casa de un vecino y que había mentido a la policía cuando fue interrogado, culpando de manera exitosa a un conocido delincuente de la zona. También contó que había robado dinero de sus padres y de su empleador; que había tenido relaciones con las esposas de algunos amigos; que había probado drogas, etc. Imaginen lo que pensé!! Sin embargo me complace decir que a medida que pasó el tiempo me dí cuenta que esta persona era solo una excepción y que esta comunidad era un hermoso lugar lleno de gente cálida y decente”.

En ese momento el político llegó y pidió disculpas por su tardanza. Subió al escenario, caminó de inmediato hacia el micrófono y sacó su discurso del bolsillo:

“Siempre recordaré cuando el padre Miller llegó a nuestra parroquia. De hecho, estoy prácticamente seguro que yo fui la primera persona a quien él escuchó confesarse…”


Cuando los minutos cuentan

Las empresas tienen diferentes conductas frente al tema de las reuniones: algunas no se reúnen nunca porque es una “pérdida de tiempo” y otras sufren de “reunionitis”, es decir, de enorme cantidad de extensas reuniones donde, a veces se logra algo y muchas veces, nada.
Sumergirnos en esa dinámica suele tener para nosotros, los consultores, interesantes resultados: las reuniones nos hablan de muchos aspectos de la cultura organizacional:

· El respeto entre los participantes: cómo se escuchan y valoran las opiniones de todos, las normas que existen para el diálogo y su puesta en práctica.

· La forma en que se tratan las personas: hay gritos o insultos; los modos en que se expresa el conflicto y el acuerdo.

· El modo en que se toman las decisiones (cuando se toman…): hay aportes del grupo, las decisiones se toman con anterioridad a la reunión, se vota y se trabaja para el consenso, se planifica su ejecución.

· Quiénes y cómo fijan la agenda de trabajo: sólo una persona arma la agenda de temas para la reunión o todos los participantes aportan sus expectativas; la agenda se reparte con anticipación o se llega a la reunión sin saber de qué se va a hablar allí.

· El nivel de participación: todos los presentes pueden hablar y ser escuchados; hay personas que monopolizan la palabra; hay solo una persona que habla y el resto es un expectador.

· La valoración del tiempo del otro

Para finalizar y en el contexto de este último punto hemos comprobado que la puntualidad suele ser un factor crítico, tanto de disgusto (en un extremo) como de efectividad (en el otro) en las reuniones: llegar y comenzar a horario, sin ningún tipo de excepción, va creando internamente el hábito para un mejor manejo del tiempo propio y del resto del equipo de trabajo, así como a lograr los objetivos propuestos en cuanto a tratamiento de los temas de la agenda.

Es por eso que queremos sugerirle un truco: nunca deje para el final los temas más importantes, esperando que lleguen todos. Trátelos al principio!! Es una excelente manera de educar a todos para que lleguen a horario, a sabiendas de que se perderán en caso contrario, lo más jugoso de la reunión.

Y si tiene dudas, piense en el político de nuestra historia.

Hasta el próximo news!