El diagnóstico de las necesidades de capacitación: una tarea clave

El Diagnóstico de las Necesidades de Capacitación es tal vez el Factor Crítico de Éxito más importante en el proceso de diseño de la formación para las personas en la empresa. Esta afirmación se basa en el hecho de que un buen relevamiento:

» Posibilita la fijación de objetivos que aúnen las necesidades de las personas con los resultados deseados por la organización.

» Permite establecer los contenidos de un plan fruto de la realidad.

» Compromete a todos los niveles en el mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.

Para elaborar un buen diagnóstico entonces debemos definir qué tipo de necesidades queremos relevar.

¿Cuáles son los distintos tipos de necesidades a los que vamos a responder con el plan de capacitación?

Existen diversos acercamientos a este tema. Le proponemos examinar el siguiente:

1. Por su enfoque:
· Necesidades preventivas
· Necesidades correctivas
· Necesidades predictivas

2. Por su percepción:
· Necesidades manifiestas
· Necesidades ocultas

3. Por su oportunidad:
· En cuanto al tiempo
· En cuanto a su importancia

4. Por su magnitud:
· Necesidades graves
· Necesidades tolerables
1. Por su enfoque

Capacitación preventiva: Es el entrenamiento destinado a preparar a las personas para que enfrenten situaciones futuras de cambio tecnológico, operacional, administrativo o de actitudes. Aspira a solucionar en forma anticipada las disparidades en las competencias requeridas por el nuevo escenario.

Capacitación correctiva: Tiene como objetivo la solución de problemas manifiestos o la corrección de desviaciones en los estándares de rendimiento esperados (por ejemplo en el caso de quejas, rechazos, retrabajo, etc)

Capacitación predictiva: Se utiliza a fin de mantener los estándares de rendimiento sin que exista desviación en cuanto a los niveles de efectividad esperados.
2. Por su percepción

Necesidades manifiestas: son aquellas que se observan a simple vista, no requieren de un análisis mayor dado que sus efectos y causas se establecen en forma inmediata.

Necesidades ocultas: Algunas problemáticas forman parte de la cultura misma de la organización y tienen su origen en la falta de capacitación, sobre todo del personal que lleva mucho tiempo en un mismo trabajo.
3. Por su oportunidad

En cuanto al tiempo: tienen que ver con las necesidades del usuario de la capacitación y se basan en la planeación operativa.

En cuanto a su importancia: se trata de distinguir entre lo urgente y lo importante y para ello se toma como base el plan estratégico de la empresa buscando dar formación en aquellas líneas que la empresa considera principales.
4. Por su magnitud

Necesidades graves: Nos referimos aquí a la determinación de causas actuales o potenciales que representan un riesgo serio para los integrantes de una empresa o un área. Los ejemplos aquí son aquellos relacionados con accidentes, contrato de trabajo, descuido de las actividades de la competencia.

Necesidades tolerables: Son aquellas que no afectan en forma considerable la productividad y, en consecuencia, no requieren acciones inmediatas.

Para cerrar, es común que se trabaje la capacitación con base en la pregunta a usuarios: ¿en qué cree usted que necesita capacitarse? Los resultados en general son un listado de cursos del cual ofrecemos primero el que fue más solicitado.

Nuestra propuesta es tomar como base para el diagnóstico de las necesidades de capacitación, el contenido del puesto, ya sea que esté o no establecido en una descripción formal.

El ciclo que describe el proceso completo de Desarrollo de las personas bajo este enfoque puede diagramarse de la siguiente manera: