Auditorías de Seguimiento

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Pregunta frecuente: ¿Por qué las auditorías tradicionales no funcionan?

El control es una ilusión.
Stephen R. Covey

Las forma tradicional de conducir auditorías no funciona porque, por mas que se realicen una y otra vez, se ven pocos cambios como resultado. Es decir, hay poco aprendizaje personal y organizacional. 

– Y ¿por qué? 

– Porque no cumplen la meta para la que fueron pensadas. Esto es: asegurar el cumplimiento de los pasos metodológicos, de las pautas de implementación y la comprensión de la filosofía. 

El problema con las auditorías es que la mayoría son más punitivas que educativas. Por lo tanto, hacen más mal que bien.

TPM y 5S son dos sistemas de gestión complementarios que requieren, como todo en la vida, que se les haga un seguimiento para asegurar su éxito. Los dos tienen en común la Auditorías de Paso.

 

 

Seamos honestos

Si viene una auditoría de ISO, ya sea de Calidad, Ambiente o integrada, todos saben que se trata de permanecer callados, respondiendo lo mínimo y como dicen en las películas: “todo lo que digas será usado en tu contra”. 

La meta máxima de toda auditoría es la ausencia o, en su defecto, la mínima cantidad de No Conformidades recibidas. Por lo tanto, lo importante no es mostrar todos los problemas que se tengan en el lugar de trabajo, sino aprender a “engañar” al auditor haciéndole creer que está todo bien y lograr así “pasar” lo más airoso posible. 

Y antes de que mis amigos auditores se enojen, aclaro: No es que la ISO promueva este tipo de mentiras. Al contrario. El espíritu de la norma es otro y está alineado a lo que busca un sistema más exigente como el TPM. Lo que hago es simplemente describir una práctica frecuente que he observado en los últimos 25 años en todo tipo de empresas y países. Evidencia Objetiva…

Con esa experiencia negativa bajo los hombros es difícil que las auditorías TPM y 5S salgan indemnes. Sin embargo, ese es nuestro objetivo. 

La auditorías deben ser vistas como un medio potencialmente muy eficaz de aprendizaje y no como un sistema donde todos somos delincuentes hasta que se demuestra lo contrario.

Origen del Problema

El sistema educativo acostumbra a tomar exámenes a ciegas. Esto significa que un día viene el maestro o profesor y toma una evaluación. Muchas veces te avisaron anticipadamente y otras es una prueba sorpresa. 

Tanto en la Escuela como en la Universidad, los exámenes consisten en preguntas al azar sobre temas elegidos más o menos al azar. 

Puede que te lleves un excelente o un aplazado y en ninguno de los dos casos represente la verdad de tu conocimiento. Puede que justo te tocó la pregunta a la que le sabías la respuesta y te fuiste con un felicitado. O puede que justo te tocó la pregunta que no habías entendido o repasado y te vayas con una mala nota. En ambos casos, ninguna representa la realidad de tu saber, porque el sistema es incapaz de evidenciar el conocimiento real. El único que conoce realmente cuánto es lo que sabe, es el propio alumno.  

Para evitar esta situación donde los auditados desconocen con qué se encontrarán a la hora del “examen”, el TPM desarrolló una práctica muy sana que consiste en adelantar el contenido de la auditoría para que nada de lo que se pregunte sea una sorpresa. 

La Auditoría transformativa es Auto-auditoría

La auditoría TPM quiere evitar estos errores haciendo que los operadores conozcan con anterioridad las preguntas que se harán. Esto minimiza la arbitrariedad del que examina y facilita que el grupo sepa de antemano qué es lo importante. 

Al participar los auditados en la construcción de la auditoría, creándola o corrigiéndola o ambas, la auditoría deja de ser un elemento sorpresa y se convierte en un potenciador de las experiencias. En un método eficaz para chequear los aprendizajes de los temas más importantes. 

Debido a que lo más crítico ya está expresado en las preguntas del formulario, la auditoría, en lugar de ser una sorpresa, es una forma de transparentar lo que verdaderamente importa. 

Al hacerlo de esta manera se evita también la necesidad de “mentir” para hacerle creer al auditor que está todo bien y obviemos la no conformidad. 

El método TPM de auto-auditorías exige un diálogo con uno mismo. No hay necesidad de mentir porque es auto-evaluación. Nadie controlará. Mentir sería como mentirse a sí mismo. Como hacerse trampa en el juego del solitario… 

La auto-auditoría es aún más exigente que la auditoría realizada por un externo. Porque las personas se enfrentan a ellas mismas y no hay nada más duro que cuando nos auto-evaluamos. 

Esa es la razón de porqué en el TPM la auditorías son pensadas desde la auto-auditoría. La meta principal es que sean un espacio educativo, de afirmación de saberes, de confirmación de rumbos y claro está, de chequeo de compresión y resolución de dudas. 

Auditoría de la dirección

– ¿Y cómo se entiende en este contexto la auditoría de la dirección? 

– Sí, es cierto que además de las auto-auditorías de los Pequeños Grupos Autónomos se realizan también las auditorías de los jefes y de la dirección. Por eso es importante entender las diferencias. En realidad el formulario es el mismo, sin embargo, la más exigente es la auto-auditoría, ya que es la más difícil de aprobar. Las otras dos cumplen roles pedagógicos y de consolidación del sistema de gestión.

Desde el punto de vista de los auditados es la oportunidad de profundizar en los conocimientos evacuando dudas. 

Es una ocasión agendada para hacer preguntas que permitan mejorar la implementación. 

Desde el punto de vista de los auditores, es la forma que tienen de evidenciar respaldo al sistema de gerenciamiento, de cumplir sus roles de formadores y de reforzar las prioridades de actuación.

Por eso, si bien estas auditorías también forman parte del sistema TPM, se hacen cuando el grupo las solicita porque considera que ya está en condiciones de pasarlas exitosamente. 

Pensadas así, primero será la auto-auditoría, segundo la auditoría de los jefes y finalmente la auditoría de la dirección o, como la llaman los japoneses, la Auditoría del Presidente. 

Lo más importante es que, si se ejecutan de esta manera, dejan de ser un momento de tensión o de pérdida de tiempo, para transformarse en un espacio de aprendizaje compartido. 

 

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