Administración del Tiempo

La vida no es todo llanto ni gemidos,
sino que consiste en una suma de trabajo y buen humor
para afrontar los avatares cotidianos.
Una buena carcajada cura, espanta fantasmas, espanta la muerte.

Trabajo, trabajo, trabajo.
La inspiración no existe, se trata de sentarse todos los días.

Juan Filloy, escritor (105 años)

Muchos de nosotros vivimos casi atormentados por la falta de tiempo. Pero, ¿es la “falta de tiempo” el verdadero problema?

El reloj y la brújula.

Las decisiones resultan más fáciles de tomar cuando el problema se reduce a la cuestión de lo “bueno” y lo “malo”. Pero para la mayoría de nosotros el asunto no tiene que ver con lo “bueno” y lo “malo” sino con lo “bueno” y lo “mejor”. A menudo el enemigo de lo mejor es lo bueno.

El reloj representa los compromisos, las citas, los horarios, las metas, las actividades: lo que hacemos con el tiempo y cómo lo administramos.
La brújula representa nuestra visión, nuestros valores, nuestros principios, nuestra misión, nuestra conciencia moral, nuestra orientación: todo lo que sentimos que es importante y el modo como dirigimos nuestra vida.

El poder de crear Calidad de Vida se halla en nuestro interior, en nuestra capacidad para desarrollar y utilizar nuestra brújula interior, de manera que podamos actuar con integridad al momento de elegir.

La forma como vemos (nuestro paradigma) nos conduce a lo que hacemos (nuestras actitudes y conductas); y lo que hacemos nos lleva a los resultados que obtenemos en nuestra vida. Por lo tanto, si deseamos generar un considerable cambio en los resultados, no nos basta con alterar actitudes y conductas, métodos o técnicas: nos es preciso modificar los paradigmas básicos de donde surgen. Cuando intentamos cambiar la conducta o el método sin modificar el paradigma, éste finalmente vence al cambio. Es por ello que no tienen éxito las tentativas de “implantar” capacitación o calidad en las organizaciones. No es posible implantarlas, deben desarrollarse. Surgen de forma natural de los paradigmas que las crean. Lo mismo sucede con las personas: no podremos generar cambios significativos en nuestras vidas mientras no identifiquemos los mapas mentales y los supuestos que nos dominan.
El cambio de una herramienta o método de planificación no altera los resultados que se obtienen en las organizaciones o en la propia vida. Al decir de Einstein: “No podemos solucionar los problemas trascendentales con que nos enfrentamos con el mismo nivel de pensamiento que los creó”.

La administración opera sin salirse del paradigma. El liderazgo crea nuevos paradigmas. La administración funciona dentro del sistema. El liderazgo influye sobre el sistema. Mientras que la administración se orienta al problema, el liderazgo se dirige hacia la oportunidad. Se administran “cosas” pero se lideran personas.
Para poner primero lo primero en nuestra vida es fundamental anteponer el liderazgo a la administración. ¿Hago las cosas correctas? antes que ¿Hago las cosas de la forma correcta?
Se trata de pasar de la administración del tiempo al liderazgo de la vida.


Responsabilidad: Habilidad de elegir nuestra Respuesta

Entre el estímulo y la respuesta existe un espacio, en él se encuentran cuatro características singulares que nos distinguen del mundo animal: Autoconocimiento, Conciencia, Voluntad Independiente e Imaginación Creativa.

Autoconocimiento

Es la capacidad de apartarse de uno mismo y examinar nuestra forma de pensar, nuestros motivos, nuestra historia, nuestras vocaciones, nuestras acciones, nuestros hábitos y tendencias.
Nadie se saca la espina si no sabe dónde la tiene”. R. Tagore.
Parar para ver nos posibilita oír la voz de la conciencia y entender nuestros paradigmas o mapas mentales. De este modo nos capacitamos para ampliar la separación entre el estímulo y la respuesta.
Conocer la diferencia entre lo bueno y lo mejor y actuar de acuerdo a la misión y los principios, equivale a hacer un aporte significativo de autoestima e integridad personal.
“Somos conscientes, cuando lo que vamos a hacer controla lo que estamos haciendo”, G, Herbert Mead
Nos capacita para poseer otros conocimientos. Al saber cómo escuchar nuestro corazón, podemos escuchar los corazones de los demás. Podemos salir de nuestro centro e intentar comprender.
Podemos dejar de sopesar todo lo que realizan los demás según afecte nuestro tiempo y nuestro mundo.
Podemos, más allá de la etapa narcisista, valorar la diferencia y estar dispuestos a recibir influencias.
Podemos sentir humildad y respeto por los demás, y también contemplar sus debilidades como oportunidades para ayudar, amar y producir cambios relevantes.

El Autoconocimiento implica una profunda honestidad personal y esta nace al responder las siguientes preguntas:

¿En verdad deseo hacerlo?
¿Estoy dispuesto a pagar el precio?
¿Poseo la suficiente fuerza para lograrlo?
¿Acepto la responsabilidad de mi propio crecimiento?
¿Me quedo en la mediocridad cuando podría llegar a la excelencia?
¿Culpo y acuso a los demás por mi propia ineptitud en establecer y cumplir metas?
¿Permito que lo bueno tome el lugar de lo mejor?

Conciencia

Nos conecta con la sabiduría de las épocas y la sabiduría del corazón. Nos proporciona una idea de nuestros talentos y nuestra misión personal.
Educamos la conciencia al leer y meditar la literatura sapiencial.
Al apartarse y aprender de nuestra experiencia, al observar con atención la experiencia de los demás, al tomarse el tiempo para tranquilizarse y escuchar la profunda voz interior y al responder a esa voz.
Valoramos trabajar juntos para descubrir el verdadero norte, y tener la humildad de advertir que nuestra comprensión puede estar limitada por nuestro guión.
Encontramos gran satisfacción en crear una visión y valores compartidos que nos capacitan para lograr juntos primero lo primero.
Sólo cuando escuchamos la voz de la conciencia podemos alcanzar la paz que buscamos.

Aprendemos a ampliar el espacio entre el estímulo y la respuesta cuando en los momentos de tensión nos respondemos las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué estoy haciendo? o ¿Qué está sucediendo ahora?, ¿Qué siento?, ¿Qué pienso?
  2. ¿Qué quiero ahora? O ¿Qué no quiero?
  3. ¿Qué hago ahora que me impide obtener lo que quiero?
  4. Respire profundamente y continúe…

El momento más decisivo de nuestra vida es aquel en el que asumimos este compromiso:

“Obraré de acuerdo a mi conciencia. Desde ahora en adelante no permitiré que ninguna voz – el espejo social, los guiones, mis propias racionalizaciones – suene más fuerte en mis oídos que la voz de la conciencia. Y, sean cuales fueren las consecuencias, me dejaré guiar por ella”.

Imaginación Creativa

Es la capacidad de prever un estado futuro. La facultad que permite vernos a nosotros mismos y a los demás de forma diferente y mejor de lo que somos en la actualidad.
Se trata de crear metas de largo, mediano y corto plazo que ayudan a trasladar la Visión a la realidad.
Llevar un diario lo capacita para observar y mejorar, diariamente, la forma como desarrolla y emplea sus cuatro características humanas básicas. La escritura se fija en la memoria. Escribir incrementa de forma significativa nuestro poder para entender cómo obra la Ley de la Cosecha (“cosecharás tu siembra”) e influir en las actividades que tienen que ver con nuestra misión en la vida.
Visualice posibilidades y escríbalas. Los sueños crean la Imaginación Creativa. Puede emplear su imaginación para crear en su mente lo que espera crear en su vida.
En lugar de observarse reaccionar como lo haría normalmente, contemple cómo actuaría basado en los principios que está convencido darán los resultados de Calidad de Vida esperados.
Podemos vivir por nuestra imaginación, en lugar de por nuestra memoria.
El mejor modo de predecir su futuro es crearlo. Nuestro problema es decidirnos a utilizar la sabiduría que ya poseemos.

Voluntad Independiente

Es nuestra capacidad para actuar. Nos otorga el poder de ir más allá de los paradigmas y actuar basados en principios en lugar de reaccionar según las circunstancias y los estados de ánimo.
Es la fuerza para actuar siguiendo nuestros imperativos interiores.
No somos el producto de nuestro pasado, sino de nuestras elecciones. Somos “responsables”, es decir capaces de dar respuesta.
Entre el estímulo y la respuesta existe un espacio. En ese espacio podemos ejercer nuestra libertad de elegir una respuesta. En la respuesta yacen el crecimiento y la libertad del ser humano.
Nuestra vida se basa en los resultados de nuestras elecciones. Si culpamos y acusamos a los demás, al medio ambiente u otros factores extrínsecos, elegimos otorgarles el poder para que nos dominen.
Es uno mismo quien tiene la responsabilidad de actuar. Si espera que lo demás actúen sobre usted, actuarán sobre usted. Si yo no decido mi vida los demás la deciden por mí.
Las batallas más arduas se pelean en las habitaciones silenciosas de la propia alma.
Una de las mejores formas para fortalecer la voluntad independiente radica en hacer y cumplir promesas. (Aunque sean tan simples como proponerse no conectarse a la web hasta cierta hora o levantarse durante una semana 5 minutos más temprano para hacer un pequeño ejercicio)
Al hacer nuestras promesas de a poco y cumplirlas, incrementamos nuestra fuerza hasta que nuestra capacidad para actuar sea más poderosa que cualquier otra fuerza que actúe sobre nosotros.
Pequeñas promesas personales mejoran la autoconfianza.
Por insignificante que sean la meta o la promesa, proceder así nos llevará a confiar en que seremos capaces de actuar con integridad en el momento de elegir.
Incrementar su conocimiento de la Voluntad Independiente le ayudará a desarrollarla.
Una hora diaria dedicada a “afilar la sierra” origina la “victoria privada” que posibilita las “victorias públicas”.

La Pasión de la Visión (Chronos – Kairos – Aion)

Hay tres maneras de entender el tiempo:

Chronos: Tiempo cronológico. Lineal y secuencial. Se mide con el reloj. Existencia fragmentada. Orientado al consumo y autocentrado.

Kairós: Tiempo propicio. El valor del tiempo. La calidad de ese tiempo. Orientado a la contribución y descentrado.

Aion: Una edad, una vida. Qué somos. Quiénes somos. Perspectiva Holística, Sistémica.

No inventamos nuestra misión, sino que la detectamos. Se halla en nuestro interior a la espera de ser descubierta (Víctor Frankl)
La “pasión de la visión” libera el poder que conecta la “disciplina” con su carácter etimológico: “discípulo”. Nos convertimos en seguidores de nuestros imperativos interiores.
No tiene que ver con el control de uno mismo sino con entregarse a las aspiraciones más profundas de uno mismo.
En lugar de centrarnos en el “control”, lo hacemos en la “liberación”.
Sin la pasión de la visión, la disciplina equivale a reglamentar y limitar: autocontrol, estoicismo, moral de la cristiandad.
Impulso movilizador detrás de cada decisión que tomamos. Tensión Creativa.
La clave de la “motivación” es el “motivo”.
El fuego interior que moviliza hasta poder decir “No” en paz y confianza a las actividades que nos alejan de nuestro objetivo.

Visión

La visión es la imagen del futuro deseado (por la persona o la organización), cuando los objetivos hayan sido logrados y la misión (propósitos) cumplida. La visión personal nace de dentro. Es algo que deseamos por su valor intrínseco y no por su posición en relación con otras cosas. No importa lo que la visión es, sino lo que la visión hace o logra. Suena paradójico, pero el contenido de la visión no es importante en sí mismo. La visión Infunde rumbo y ayuda a fijar metas. Consiste en ver más allá de nuestra realidad actual. Crear, inventar lo que todavía no existe, convertirnos en lo que aún no somos.

“Visión” deriva del latín videre, “ver”. Es significativo porque cuanto más detallada y visual sea la imagen, más persuasiva resultará.

Nos confiere la capacidad de vivir conforme a nuestra imaginación y no a nuestra memoria.
Al centrarse en la visión, las debilidades de la personalidad se eclipsan. La visión y el propósito generan el crecimiento y el desarrollo personal.
Es conveniente escribirla en tiempo presente, como si sucediera ahora.

Misión Personal

La misión es la razón de ser. La misión contesta las preguntas: ¿Cuál es el propósito de su vida?, ¿Para qué existe? ¿Por qué hace lo que hace? ¿Por qué le gustaría ser recordado?
Define los fines de la persona (o la organización), pero evita recetar medios para lograrlos.
Debería caber en una camiseta. Es decir debería ser una frase simple, corta y de agudeza profunda. La misión debe inspirar.
El enunciado de la misión se convierte en la constitución, en expresión sólida de sus puntos de vista y sus valores. Pasa a ser el criterio con el que se miden todas las otras realidades de la vida.
Si tengo una comprensión profunda de mi centro y mis propósitos puedo repasarlo y volver a comprometerme con él frecuentemente. Por eso es bueno memorizarlo.
El sentimiento de seguridad se origina en el interior, en el hecho de centrar la vida en principios, de seguir los dictados de la conciencia.

Lo que elijo, ¿me da fuerzas para levantarme temprano por la mañana para ir a trabajar?

Cuatro Generaciones de Administración del Tiempo.

PRIMERA GENERACIÓN VENTAJAS DESVENTAJAS
Se basa en recordatorios.
Se caracteriza por la redacción de notas simples y listas de tareas “por hacer” para no olvidar tal o cual cosa.
Consiste en dejarse llevar.
Si todo marcha bien, al finalizar el día habrá realizado muchas de las tareas anotadas y las que quedaron pendientes pasarán al otro día.
Los integrantes de esta generación son flexibles con las personas que aparecen en el camino.
Para esta generación, las “cosas importantes” son las que aparecen primero.
Se logra relativamente poco.
SEGUNDA GENERACIÓN VENTAJAS DESVENTAJAS
Se basa en planificar y preparar. Se caracteriza por el empleo de agendas. Se trata de fijar metas y planificar por adelantado las actividades futuras.Para esta generación, lo importante es lo que está previsto como meta en la agenda. La fijación de metas y la planificación aumentan el rendimiento y los resultados. La excesiva atención a la agenda hace actuar como si los demás representaran “el enemigo”. “Medios” o “barreras” para lograr las metas.
TERCERA GENERACIÓN VENTAJAS DESVENTAJAS
Se basa en la planificación, priorización y el control. Se caracteriza por plantearse la pregunta: ¿Qué deseo? Consiste en aclarar valores y prioridades. Para esta generación, “lo importante” se halla en función de los valores y las metas. Al concentrarse en la planificación y la priorización, se logran aumentar de manera apreciable la productividad personal. Las personas asumen la responsabilidad por los resultados. Brinda estructura y orden a la vida. La crítica consiste en que en esta generación no se aprovecha el poder de la visión
Puede inducir a creer que es uno quien tiene todo el control.
Se aclaran los valores pero no necesariamente son estos congruentes con los principios. La interdependencia es esencialmente transaccional, las partes involucradas no se transforman. Cosifica las personas.
Se centra en la administración, el control y el logro individualista.
Pero el control es una ilusión.
CUARTA GENERACION
Se basa en conocer y hacer lo que es importante en lugar de simplemente responder a lo que es urgente. La adicción a lo urgente es tan peligrosa como otras dependencias: drogas, alcohol, tabaco. Atenúa el dolor producido por la brecha existente entre la brújula y el reloj.
Se basa en conocer y reconocer el “hilo primordial” y que ese hilo se transforme en nuestro hilo. Se trata de admitir que la Calidad de Vida no soy “yo”, sino “nosotros”, que todos vivimos en una realidad interdependiente y que como humanos somos un “nudo de relaciones”.
En lugar de centrarse en las cosas y el tiempo, esta etapa se centra en preservar y realzar las relaciones y en alcanzar los resultados.
La interdependencia es transformacional, modifica a quienes forman parte de ella. Se cambia a las personas, se las transforma. Es un paradigma basado en la “gente” en lugar de en las “cosas”. Primero la gente luego las cosas. Primero el liderazgo, luego la administración. Primero el propósito, luego la estructura. Primero la visión, luego el método.

La pregunta que sigue es ¿Cómo puedo liderar mi vida en una perspectiva de cuarta generación?


Plan Semanal

El enfoque semanal fomenta el equilibrio y la perspectiva y suministra el contexto para hacer momento a momento, elecciones efectivas, teniendo en cuenta lo que decidimos poner primero en nuestra vida.

¿Qué es lo más importante que podría hacer en cada rol esta semana para lograr el mayor impacto positivo? Una o dos cosas solamente. Incluso puede que en algún rol esta semana no tenga ninguna actividad, pero lo importante es que las actividades estén basadas en poner primero lo primero.

Tiene que estar en armonía con la misión.
Es algo que sentimos en lo más profundo de nuestro ser como necesario.
Utilizar la brújula en lugar del reloj.
Pensar en lo importante y no en lo urgente.
El objetivo no es llenar el frasco hasta el borde sino garantizar que las piedras grandes estén adentro y que no esté tan lleno que no quede lugar para acomodar el cambio dirigido por la conciencia.
Qué? \ Por Qué?  \ Cómo?. Este criterio crea un vínculo entre los principios, la misión y las metas. Si una meta no se relaciona con un profundo “por qué”, aunque sea buena seguramente no es la mejor. Los cinco Por Qué son muy útiles en este caso.
Definir Objetivos: ¿Son realistas?, ¿Son estimulantes?, ¿Son flexibles?, ¿Son verificables?
La formulación del objetivo debe incluir:
El (o los) resultados precisos a alcanzar. El verbo de la acción en infinitivo.
Escribir los objetivos ayuda a clarificarlos. Deben ser lo suficientemente explícitos como para ser comprendido por los demás sin peligro de error de interpretación.
Hacer un listado de “quizás”: anotar todas las ideas y semanalmente ver si las integro o no en el plan semanal. Como no es un compromiso a realizar no me afecta el futuro ni pone en peligro mi honestidad.
Identificar cual es el 20% de las actividades que representan o deberían representar el 80% de los resultados.
Evitar convertirse en un Lifófilo. Adeptos al método LIFO: Last In First Out
Escribir con lápiz nos permite corregir hasta que estemos más experimentados en la elaboración de Planes de Acción.
Comunicar con anticipación el Plan de Acción a las personas que deban estar enteradas para evitar interrupciones.

Plan Diario

Diariamente conviene realizar tres tareas:

Rememorar los objetivos. “Ojos que no ven, corazón que no siente.”
Prever el día: Consiste en controlar la brújula por sobre el reloj.
Priorizar: Verificar que estamos moviéndonos en la dirección de lo importante.
Categorizar las actividades de acuerdo al cuadrante que pertenecen para verificar nuestra fidelidad al programa.
Identificar aquellas tareas que se encuentran asociadas a un horario y son inamovibles.
No importa tanto la cantidad de actividades sino la calidad de las mismas.

En lugar de limitarse a manejar problemas, usted se ocupa de encontrar soluciones. Al examinar la lista de actividades, discierne oportunidades de mejoramiento. Trabaja sobre las causas profundas, se asegura que el “próximo lunes” no será como este. Prepara el escenario para importantes mejoras en el futuro. Donde otros ven hechos aislados, usted ve sistemas.

Evaluación

Evaluar otorga el poder de convertir las semanas en una espiral ascendente de aprendizaje y vida.

Los domingos conviene dedicar un rato a contestar estas preguntas utilizando la brújula como marco referencial.

¿Fijé metas realistas pero interesantes?
¿Qué metas logré?
¿Con qué desafíos me enfrenté?
¿Cómo los superé?
¿Qué decisiones tomé?
¿Mantuve el principio de “Primero lo Primero”?
¿Qué metas no logré?
Las elecciones que hice: ¿ocasionaron depósitos o retiros de mi cuenta de integridad personal?
¿Dediqué tiempo a “afilar la sierra” sobre una base diaria?

Uno de los modos más productivos de eliminar gran parte de la frustración que experimentamos en la vida consiste en analizar nuestras expectativas.

Cuando nos sentimos frustrados, podemos remitirnos a la fuente del problema:

¿Cuál era la expectativa que yo tenía y que no se cumplió?
Esa expectativa, ¿estaba basada en el verdadero norte?
¿Cómo haré para cambiarla?
¿Qué enseñanzas puedo extraer que afecten mis expectativas en el futuro?

Reflexión Final

Todo avance implica una ruptura, implica descartar algo, dejarlo atrás.

Tal vez sea el momento adecuado para descartar lo que nos frena y nos impide contribuir en la medida que podríamos hacerlo.

Sólo si nuestro sentimiento de seguridad procede de nuestra integridad básica con la conciencia moral y los principios, sólo si extraemos nuestra seguridad de nuestra profunda vida interior, estaremos en condiciones de hacer lo que realmente importa.

Una de las experiencias más liberadoras de la vida es la de comprometerse a seguir los dictados de la conciencia. Vale la pena intentarlo, aunque sea sólo por una semana!

Gran parte de nuestra culpabilidad procede de la conciencia social. Y no deja enseñanzas, sólo impide avanzar. Para liberarnos, debemos analizar nuestra culpabilidad. Si esta procede del espejo social, podemos descartarla. Si procede de nuestra conciencia, podemos hacerle frente, hacer lo necesario para reparar y seguir adelante. Lo que nuestra conciencia nos imponga, sea lo que fuere, nunca será tan penoso y extenuante como convivir con la culpa. La vida es aprendizaje y el único error verdadero es aquel del que nada aprendemos.

Hay una paz que conquistamos cuando nos comprometemos a hacer lo que sabemos que es lo mejor, aunque sea difícil y suscite oposición.
La Paz Interior es una función de nuestra vida interior profunda. Es un vivir jubiloso. Se la encuentra en medio de la vida, no retirándose de ella.
La contribución y la conciencia moral nos ayudan a saber adónde queremos ir y cuál es el camino que nos conduce allí.
Paz es irnos a dormir por las noches, sabiendo que hicimos las elecciones adecuadas para dar prioridad a lo importante. Es sentir que pusimos primero lo primero.

* Trabajo preparado por el Ing. Raúl A. Perez Verzini , basado en la excelente obra del Dr. Stephen R. Covey.