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5 “S” en Oficinas? Si eso es para la fábrica!!

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Le proponemos una prueba. A continuación hay una serie de preguntas. Si responde afirmativamente a más de 5, entonces está listo para implementar 5S en su oficina.

Pregunta Si / No
1 Las personas luchan por encontrar lapiceras, papel carpetas, llaves, etc?
2 Hay cosas tales como carpetas, documentos, equipamiento que no tienen dueño aparente?
3 Usted o sus colegas acumulan lapiceras, clips, revistas viejas en los cajones?
4 Hay papeles o guías telefónicas que ya no se usan y juntan polvo?
5 Hay elementos de seguridad tales como matafuegos dando vueltas y ya vencidos?
6 Hay cables sueltos y/o a la vista?
7 Hay carpetas viejas, sin etiquetar o rotas?
8 Es complicado para visitantes y/o clientes encontrar a la persona y/o escritorio adecuado?
9 Hay cestos de basura repletos?
10 Hay momentos donde faltan elementos de trabajo?
11 Hay espacio valioso ocupado por elementos indeseados o que no se usan?
12 Hay desorden generalizado en su oficina o lugar de trabajo?
13 Hay documentos, carpetas, papeles, brochures, etc mezclados?
14 Hay polvo, suciedad, telas de araña en rincones y esquinas?

Entonces las 5S

Implementarlas en oficinas tiene beneficios concretos:

  • Crea lugares de trabajo organizados.
  • Mejora radicalmente el tiempo de búsqueda de documentos.
  • Crea sensación de pertenencia.
  • Mejora la productividad y la eficiencia.
  • Reduce los tiempos de respuesta a los clientes
  • Ayuda a identificar y eliminar las pérdidas.


Algunas pistas básicas

1ªS SEIRI: Separar lo necesario de lo innecesario (incluye documentos, ficheros, planos, informes, elementos de oficina, etc.)

Para comenzar a separar debemos fijar criterios claros. Por ejemplo: ¿se ha usado ese documento durante el mes pasado?
Un ejercicio para facilitar la actividad es diferenciar entre elementos necesarios (todos aquellos requeridos para el funcionamiento efectivo del lugar de trabajo, en las cantidades adecuadas) y elementos deseados (por ejemplo 20 lapiceras en un portalápices, muchas de las cuales ya no funcionan, otras 20 en el cajón del escritorio, viejos documentos guardados con la idea de que algún día volveremos a usarlos)
Las estadísticas muestran que la cantidad de documentación descartada se corresponde aproximadamente con la mitad de la generada!!
Las campañas deben orientarse a minimizar la cantidad de documentos y materiales que se mantienen a mano.


2ªS SEITON:
Un lugar para cada cosa/dato y cada cosa/dato en su lugar

5 claves nos pueden ser útiles en esta etapa:

  • Eliminar los tiempos perdidos en la búsqueda de información y/o elementos de oficina (lápiceras, abrochadoras, etc)
  • Facilitar el acceso a los elementos de uso cotidiano
  • Facilitar la devolución de las cosas a su lugar habitual
  • Almacenar/identificar de manera que cualquiera pueda verlo rápidamente
  • Evitar las “colecciones” particulares.

Es el momento también para reorganizar el layout de la oficina y fijar criterios desafiantes. Por ejemplo: si tardamos más de 30 segundos en encontrar un documento, entonces hay que seguir mejorando!!


3ªS SEISO:
Limpieza es inspección

Implica sostener la metodología por medio de las acciones cotidianas. Por ejemplo: pasar el antivirus a la computadora, revisar y separar los documentos incompletos, a punto de expirar, vencidos, etc.


4ªS SEIKETSU:
Limpieza estandarizada

Llegó el momento de fijar:

  • Políticas para la retención de documentos, manejo del inventario, descarte
  • Procedimientos para almacenaje, etiquetado, lugares de guardado
  • Reglas como por ejemplo: apagar su computadora antes de irse, dedicar 5 minutos diarios a organizar sus archivos físicos e informatizados, etc.


5ªS SHITSUKE:
Disciplina

Este último paso nos habla del hábito, de transformar las 5S en parte de la rutina de trabajo. Para eso: entrene a todos en la metodología (asegúrese que las personas nuevas son inducidas de inmediato!!); verifique que las mejores prácticas se comparten; realice auditorías; comunique de manera repetida los objetivos y los beneficios.

 

Ejemplo de 1a  S en oficina



Y ahora? A empezar de nuevo. La implementación es un ciclo en espiral, donde cada nueva vuelta nos permitirá profundizar y seguir mejorando.

 

Ing. Raúl A. Perez Verzini

Ha liderado procesos de Cambio y Desarrollo Organizacional por más de 20 años. Posee amplia experiencia en consultoría de empresas, focalizándose en Sistemas de Gerenciamiento Industrial, tales como Lean, 5 “S” y Total Performance Management (TPM o Mantenimiento Productivo Total). Ha conducido Reingenierías de Procesos promoviendo cambios a gran escala. Coordinó implementaciones de las normas ISO 9001 e ISO 14001 desempeñándose como Asesor y Auditor Líder. Es especialista en el desarrollo e implementación de programas para la Gestión del Cambio tendientes a la mejora de los indicadores claves del negocio. Con sólida formación humanista es Magister en Desarrollo y Comportamiento Organizacional por la Universidad Diego Portales de Santiago de Chile donde recibió el Premio a la Excelencia Académica 2001. Es Instructor Internacional de TPM con el Número 723, certificado por el Japan Institute of Plant Maintenance. Estudió en Chile, Colombia, Brasil, USA, Canadá y Japón los procesos de involucración de las personas y su impacto en los aumentos de productividad, calidad y rentabilidad. Graduado en Ingeniería Civil por la Universidad Católica de Córdoba. Es Director y Consultor de Action Group, Education & Consulting. Ha ocupado puestos gerenciales en el Grupo Holderbank y en la Corporación Cementera Argentina S.A. Sus hobbies son el montañismo, la Antropología Filosófica y la Teología. Linkedin - Viadeo

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